On-line каса для малого бізнесу

Якщо інші сервіси та програми вузько спеціалізовані,
то Зручно містить майже усе, що потрібно підприємцю

Інструкція

Як користуватися сервісом Зручно?

 

1. Реєстрація, оплата

2. Налаштування.

   2.1 Підприємство.

   2.2 Філії.

   2.3 Каси та рахунки.

   2.4 Співробітники.

   2.5 Товари, категорії, послуги.

   2.6 Створення технологічних карт для виробництва та комплектації.

   2.7 Налаштування друку чеків.

3. Каса

   3.1 Додавання товарів у чек.

   3.2 Клієнти, знижки.

   3.3 Проведення чека.

   3.4 Звіти, зміни.

4. Товарообіг.

   4.1 Перегляд операцій.

   4.2 Створення операцій.

   4.3 Типи операцій.

5. Фінанси.

   5.1 Перегляд, створення та редагування операцій.

   5.2 Типи операцій.

1. Реєстрація та оплата.

Якщо ви новий користувач, для реєстрації в нашому сервісі зайдіть на сайт https://zruchno.ua, натисніть «Спробувати» у правому верхньому куту. Відкриється форма, в яку внесіть реєстраційні данні. Ці данні надалі використовуються для формування чеку.

реєстрація у сервісі Зручно

реєстрація

Після заповнення форми користувач буде перенаправлений до веб-інтерфейсу онлайн програми «Зручно». На e-mail користувача надсилається лист з логіном та номером договору. Номер договору також можна побачити після реєстрації в меню Налаштування-Співробітники-Директор, строка «Логін»

У подальшому, для входу вам необхідно вводити логін, номер договору, пароль.

Вид онлайн каси Зручно після реєстрації:

каса Зручно

Для ознайомлення з можливостями Зручно, надається 1 місяць безкоштовного користування по тарифу «Безкоштовний», в якому можна зробити до 3000 продажів на трьох філіалах, внести до товарного каталогу до 1000 позицій. Доступний товарний, фінансовий облік, статистика та друк чеків, як і всі основні функції «Зручно» Після ознайомлення, користувач має можливість змінити тарифний план в розділі Налаштування-Тарифи-Рахунки

2. Налаштування.

В цьому розділі вносяться практично всі налаштування для роботи в «Зручно».

Зручно- сторінка налаштування.

Меню – Налаштування

 

2.1 Підприємство.

У розділі Налаштування  відкривається розділ Підприємство. Для внесення змін необхідно нажати «Змінити»

Для зміни інтерфейсу натисніть «Змінити», виберіть мову та натисніть «Зберегти»

В цьому розділі також є можливості:

  • -змінити контактні данні власника підприємства
  • -налаштувати  клієнта(Роздрібний)
  • -змінити логотип підприємства, що відображається в лівому верхньому куту
  • -налаштувати ведення товарного обліку(зняти галочку «відсутні» біля «Показувати товари» для включення товарного обліку)
  • -налаштувати відображення товарів з вичерпаним терміном придатності(галочка Прострочені)
  • -налаштувати розмір знижки, яку можуть дати користувачі з правами касира та менеджера

“Показувати товари”.

Відсутні – у касі система буде показувати товари, яких немає  на залишку. Також, буде дозволяти продавати товарів більше, ніж є на залишку. Це налаштування ввімкнуте за замовчуванням. Якщо ви бажаєте вести строгий облік, змініть цей пункт.

“Прострочені” – система буде показувати товари, у яких сплив термін придатності. Якщо бажаєте продавати тільки товари з діючим терміном, змініть цей пункт.

Після внесення змін в налаштування не забудьте натиснути кнопку «Зберегти»

2.2 Створення філій.

Якщо на вашому підприємстві є декілька філій, на яких щось продається чи виготовляється, ви можете їх додати в меню Налаштування-Філії, натиснувши кнопку «Новий»

Зліва з`явиться форма для внесення даних філії: назва, місто, адреса та інше. Для кожної доданої філії автоматично буде створена окрема каса з назвою філії. Назву можна буде змінити у налаштуваннях каси.

Створення нової філії у системі Зручно.

Створення нової філії.

Після створення нової філії ви можете зайти у касу та обрати її.

Вибір філії у касі.

Вибір філії у касі.


2.3 Створення кас та рахунків.

При створенні акаунта автоматично створюється головна філія та головна каса для нього. Якщо в якійсь філії декілька кас, додайте їх у меню Налаштування-Рахунки/Каси.

Також, якщо ви використовуєте платіжну картку для отримання оплат по підприємству, додайте в цьому меню Касу, оберіть тип «Безготівкова», в полі Філія оберіть «Всі філії» чи конкретну філію, якщо ви бажаєте приймати платежі по картці певної філії. В цьому випадку з’явиться можливість обирати картку для прийому оплати на вказаних філіях.

2.4 Співробітники.

В меню Налаштування-Співробітники відображається перелік співробітників підприємства.

Для додавання нового співробітника натисніть «Новий»

В меню зліва заповніть його дані- ПІБ, логін, пароль, e-mai, оберіть його посаду(менеджер, касир, директор) укажіть з якими філіями він може працювати і заповніть інші поля.

Доступ до облікового запису для нового співробітника включений з самого початку. Якщо ві бажаєте відключити доступ, зніміть галочку біля пункту «Доступ». Після заповнення даних натисніть кнопку «Зберегти». Для редагування оберіть запис співробітника, натисніть «Змінити». Після зміни натисніть «Зберегти»


2.5 Додавання категорій і товарів.

Додайте нові товари, послуги та категорії в меню Налаштування-Товари/Послуги. 

Для цього натисніть «Нова Група» для створення групи товарів(Категорії) та «Новий»для створення нового товару. 

У формі зліва введіть назву товару, каталогу, завантажте зображення товару. Після внесення даних натисніть “Зберегти”.

 

Результат створення нового каталогу “Верхній одяг” та 4-ох товарів в ньому:



2.6 Створення технологічних карт для виробництва і комплектування.

Розглянемо випадок, коли вам потрібно створити технологічну карту(техкарту) для виробництва яєчні з двох  яєць.

Яйця і яєчня повинні бути попередньо додані в товарний каталог в меню Налаштування – Товари/Послуги.

В меню Налаштування – Техкарти натисніть кнопку “Новий”. Вкажіть назву, в рядку Продукт натисніть + для вибору готового продукту, для якого створюється техкарта.

У правій частині програми відкриється товарний каталог, в ньому виберіть товар “Яєчня”.

Мінімальна кількість – вихід товару по тех. карті. Наприклад, із двох яєць вийде 1 яєчня. Вказуємо 1 шт. Якщо у вас є 1 торт і ви плануєте продати його порізавши на 8 частин, то вихід потрібно вказати 8.

У рядку Інгредієнти натисніть + для вибору інгредієнта. У нашому випадку це яйця.

Додамо 2 штуки, натиснувши на рядок Яйце два рази або введемо цифру 2 в полі з кількістю.

Збережіть тех. карту, натиснувши кнопку Зберегти.

Тепер ви зможете зробити товар Яєчня по створеній для нього тех. карті. Виробництво доступно через меню Товарообіг.

Через тех. карти також доступно комплектування. Наприклад, з цукерок, плитки шоколаду і упаковки кави можна створити товар “Подарунок”, включивши до нього інгредієнти: 0.5 кг цукерок, 2шт. шоколаду і 1 упаковку кави.

Після виробництва товару Подарунок в кількості 2шт. буде списано: 1кг цукерок, 4 шт. шоколаду і 2 упаковки кави. В результаті такої товарної операції товар Подарунок буде поставлений на прихід в кількості 2 шт.

Створена тех. карта для яєчні з 2-ух яєць:


2.7 Налаштування друку чеків.

Для редагування виду друкованого чека і його змісту зайдіть в меню Налаштування – Чек.

Внесіть необхідні вам дані і налаштуйте відображення полів. 

3. Каса

Це меню призначене для:

– продажу товарів та послуг споживачам.

– створення і використання даних про покупців

– роботи з касовими звітами і змінами 

У верхній частині екрану є логотип клієнта, назва підприємства(ФОП), поточна філія, каса, користувач (співробітник) і розділи програми.

Логотип клієнта змінюється в меню Налаштування.

Поточна філія – за замовчуванням обрана головна філія, яка створюється при активації облікового запису. Якщо у вас декілька філій, оберіть ту, на якій ви хочете працювати. Наприклад, у вас є співробітник з правами касира, який може працювати в різні дні на різних філіях (торговельних точках). При вході у Зручно він обере ту філію, на якій знаходиться. Всі операції – з продажу, повернення та інші будуть враховуватися для цієї філії. Теж саме і з вибором кас. На одній торговій точці може бути декілька кас. Наприклад, у пекарні, є каса на барі, де клієнти можуть оформити замовлення та чекати в залі, і окрема каса, де продається хліб та випічка. Всі продажі на таких касах ведуться окремо. При цьому враховується залишок товару на всій філії.

3.1 Додавання товару у чек.

Зайдіть в меню Каса. Виберіть потрібну вам категорію товарів або знайдіть товар в кореневому каталозі – Склад. Для додавання товару до чеку натисніть на ньому 1 раз. Повторне натискання збільшить кількість товару в чеку на 1 одиницю. Для додавання іншого товару повторіть попередні дії.

 

Додавання товару у чек:

 

Для того, що б вказати кількість товару в чеку вручну, вкажіть цифру у полі “Кількість” у рядку з цим товаром.

Що б зменшити кількість товару натисніть на іконку х. Одне натискання зменшує кількість на 1 одиницю. Так само можна видалити товар з чека.


3.2 Клієнти, знижки.

У меню Каса є можливість зберегти інформацію про клієнта (покупця). Для цього використовуйте вікно Клієнти, яке знаходиться під чеком. Тут знаходиться список раніше створених записів про клієнтів, елементи пошуку по імені та штрих-коду, а також кнопки для створення нових записів.

Для пошуку введіть частину або повне ім’я клієнта, натисніть Enter на клавіатурі. Буде показаний результат пошуку. Для пошуку по штрих-коду помістіть курсор на поле Штрих, введіть штрих-код або відскануйте карту клієнта.

Якщо в цьому списку натиснути на рядок з клієнтом, він додасться в чек і саме на нього буде проведений продаж. При цьому враховується знижка, зазначена в даних клієнта. У чеку може бути налаштований друк даних клієнта.

За замовчуванням, при формуванні чека вибрано – клієнт “Роздрібний”. В меню Налаштування – Підприємство можна змінити клієнта, за замовчуванням, на будь-якого іншого.

 

Також, у вікні “Клієнт” є кнопка для згортання і розгортання вікна. Згортання вікна “Клієнти” збільшує вікно з чеком на кілька рядків, але елементи пошуку та створення клієнтів залишаються.

Для додавання нового клієнта натисніть зелену іконку в блоці Клієнти.

Відкриється форма для внесення даних клієнта.

Додатково до контактних даних, які можуть використовуватися, наприклад, для доставки замовлення, можна вказати персональну знижку, штрих-код картки клієнта та співробітника вашого підприємства, який обслуговує цього клієнта.

Внесіть дані, натисніть кнопку “Зберегти”.

Доданий клієнт з’явиться в списку, а також буде обраний для поточного чека.


3.3 Проведення чеку

Після того, як ви додали товари у чек та обрали клієнта або залишили його по замовчуванню, натисніть “Провести” щоб продовжити. Щоб скасувати, натисніть кнопку “Скасувати”.

У полі “Сплачено” зазвичай вказано 0 грн. Введіть суму, яку сплачує клієнт. Система автоматично покаже розмір решти.

Якщо у полі Сплачено кликнути 2 рази, то у ньому автоматично заповниться сума до сплати. Користуйтесь такою можливістю коли клієнт дає стільки грошей, скільки потрібно сплатити.

У полі “Коментар” є можливість додати інформацію по операції продажу.  “Друкувати” – поставити галочку для друку, зняти для проведення операції без друку чека. Обраний варіант запам’ятає система.

3.4 Звіти, касові зміни.

У розділі Каса доступний перегляд інформації по касовій зміні, друк звіту, операції службових внесень. Щоб увійти у цей режим, натисніть “Звіти” у вікні з чеком, та “Х” для виходу з нього.

У звіті вказані тільки операції, що були проведені через меню Каса.

Кінець – закрити поточну зміну. Після натискання усі дані по зміні будуть оновлені, почнеться нова зміна.

Внесення – службове внесення коштів у касу.

Видача – службова видача коштів з каси.

Друк – друк звіту по поточній касовій зміні.

 

4. Товарообіг.

В цьому меню доступний перегляд, створення, редагування операцій з товарами та послугами на складі. У лівій частині вікно для показу даних по операції, у правій – перелік раніше створених операцій та елементи керування.

4.1 Перегляд операції.

Для перегляду будь якої операції натисніть на ній подвійним кліком. У лівій частині відчиниться вікно з деталями операції. Редагування у режимі перегляду недоступне.

Для того, щоб обрати період, у рамках якого буде показаний перелік операцій, вкажіть дати у полі над цім переліком. Нижче переліку є стрілки для гортання сторінок на випадок, коли у ньому багато рядків.


4.2 Створення операцій.

Для створення нової товарної операції натисніть кнопку “Нова”. У лівій частині з’явиться вікно. Оберіть тип операції та заповніть поля з даними.


4.2 Типи операцій.

У цьому розділі доступне створення 9 типів операцій:

  1. Продаж – продаж товарів та послуг.

Зліва з’явиться форма  операції Продаж. Ви можете обрати контрагента(покупця), співробітника, якій обслуговує цей продаж. Користувач, якій створює операцію не може бути змінений.

Нижче ви додаєте товар, що продається. Після натискання позначки з кошиком відкриється каталог товарів, як у розділі Каса. Оберіть товари, вони будуть додані у список зліва у вікні з операцією. Далі, оберіть, чи було відвантажено та сплачено за товар.

  Якщо пункт “Відвантажено” був позначений, після збереження операції товар буде списано зі складу.

   Якщо ні- не буде списаний. Це потрібно для оформлення попереднього замовлення та в подібних випадках.

   Пункт “Сплачено”. Якщо він позначений, то після збереження буде створено пов’язану з ним фінансову операцію, у касу будуть додані кошти.  Якщо не позначено, буде створена тільки товарна операція.  Пізніше ви зможете змінити товарну операцію та прив’язати до неї оплату. 

2. Повернення – для оформлення повернення товару від покупців

Створіть операцію з типом “Повернення”, вкажіть товар, у коментарі зазначте подробиці. Натисніть “Зберегти”.

Після створення такої товарної операції товар буде поставлено на надходження, з каси буде вирахувана сума повернення. Також є можливість оформити повернення товару без повернення коштів. Для цього приберіть галку у рядку “Сплачено”. Це потрібно у тому випадку, коли ви повернете кошти не одразу, а пізніше.

3. Переміщення – переміщення товарів між філіями підприємства.

Оберіть філію-відправник, філію-отримувач, додайте товар, що переміщується. Проведіть операцію.

4. Надходження від постачальника– оформлення операції з закупівлі товарів.
Оберіть контрагента(постачальника), товар, що закуповується, його кількість, собівартість. Також укажіть, чи був сплачений товар з вашого боку.

           Например:
– вы заказываете товар у поставщика с оплатой после доставки. Создаете товарную операцию, пункт Оплачено не отмечен. Сохраняете. После того, как вы оплатите этот заказ, вам нужно найти эту операцию, открыть ее на редактирование и поставить галочку возле “Оплачено”, сохранить операцию. Система создаст фин.операцию, связанную с этой товарной операцией.

– вы заказываете товар у поставщика, перечисляете ему оплату. Для учета средств создаете фин.операцию в меню Финансы. После того, как поставщик доставит вам товар, создайте новую операцию, поставьте галочку “Оплачено“, в строке с фин.операцией выберите ранее созданную оплату, сохраните операцию. Она будет связана с этой товарной операцией.

На складе увеличится количество товара вне зависимости от того, оплачен ли товар.

5. Повернення постачальнику.  Користуйтеся цією операцією у випадку, коли необхідно оформити повернення товару постачальнику. Оберіть товар, вкажіть його кількість та збережіть операцію.

6. Прочее оприходование. Приход товара без оплаты за него. Используйте, если необходимо поставить на приход товар, который есть у вас на складе и был когда-то оплачен, но учет этой оплаты вам не нужен.  

7. Прочее списание. Отгрузка товара без оплаты. Используйте, если необходимо списать просроченный товар.

8. Виробництво. Після того, як ви створили техкарту, ви можете виробляти що завгодно по ній. Оберіть техкарту, кількість похідного товару та збережіть операцію. Товар буде вироблений та поставлений на прихід на складі, інгредієнти будуть списані  зі складу у тій кількості, у якій вони вказані у техкарті.

 

5. Фінанси.

Це меню призначене для перегляду, створення та редагування фінансових операцій. Доступ до нього є у користувачів з правами “менеджер” та “директор”.

При вході у меню показується перелік фінансових операцій(якщо були створені раніше) з вказанням деталей та суми по надходженням та витратам.

Операції відображаються згідно з обраним періодом.

5.1 Перегляд та створення операцій.

Для перегляду операції натисніть на ній подвійним кліком, зліва відкриється вікно з подробицями. Для редагування оберіть операцію та натисніть позначку для редагування. Зліва буде вікно у режимі для редагування.

Для створення нової операції натисніть кнопку “Нова”.

 

Буде відкрите вікно з полями для заповнення. Після введення даних натисніть “Зберегти”. Операція буде збережена, їй буде наданий номер, вказана дата та час створення.

Справа от списка операций есть выпадающее меню для выбора филиалов и касс. Например, можно просмотреть только операции по безналичной кассе(счет или платежная карта). Для выбора периода операций укажите начальную и конечную дату в соответствующем поле с датами.

При створенні фінансової операції є вибір її типу:

Оплата від покупця.

Оберіть або додайте нового контрагента, вкажіть суму, напишіть коментар(якщо потрібно), збережіть операцію. Буде створено окрему фінансову операцію на вказану суму.

Повернення клієнту, оплата постачальнику, повернення від постачальника(контрагента) – ті ж самі поля та принцип, що й при створенні сплати.

Видача на витрати – используйте для учета средств, которые выдаются сотрудникам на какие либо расходы, не связанные с постановкой товара на учет. Например, это может быть выдача водителю на бензин, или оплата мастеру за чистку кондиционера. Доступен выбор кассы, из которой выдаются средства. Поле “комментарий” обязательно для заполения, так как здесь не выбирается какой либо товар или услуга из вашего каталога, но описать для чего происходит выдача, нужно.

Інкасація. Используйте, когда происходит выемка средств из кассы на торговой точке.

Службове внесення. Используйте для внесения наличных средств, которые не связаны с продажей товаров и услуг, в кассу. Например, разменной монеты или для наличия сдачи.