On-line касса для малого бизнеса

Если другие сервисы и программы узкоспециализированные,
то Зручно содержит почти все, что нужно предпринимателю

Инструкция

Как пользоваться сервисом Зручно?

 

1. Регистрация, оплата

2. Настройка.

   2.1 Предприятие.

   2.2 Филиалы.

   2.3 Кассы и счета.

   2.4 Сотрудники.

   2.5 Товары, категории, услуги.

   2.6 Создание технологических карт для производства и комплектования.

   2.7 Настройка печати чеков.

3. Касса

   3.1 Добавление товаров в чек.

   3.2 Клиенты, скидки.

   3.3 Проведение чека.

   3.4 Отчеты, смены.

4. Товарооборот.

   4.1 Просмотр операций.

   4.2 Создание операций.

   4.3 Типы операций.

5. Финансы.

   5.1 Просмотр, создание и редактирование операций.

   5.2 Типы операций.

1. Регистрация и оплата.

Для регистрации в нашем сервисе пользователь заходит на сайт https://zruchno.ua, нажимает “Спробувати” в правом верхнем углу, далее переходит по ссылке “перейти к регистрации”. Открывается форма, в которую вносятся регистрационные данные. Данные в дальнейшем используются для оформления чека, формирования отчетности.

После заполнения формы пользователь будет перенаправлен в веб-интерфейс он-лайн кассы Зручно. На e-mail пользователя будет отправлено письмо с логином и номером дговора(будет реализовано в одной из следующих версий). Номер договора виден после регистрации в меню Настройки-Пользователи-Директор, строка “Логин”.
В дальнейшем, для входа вам нужно будет ввести логин, номер договора, пароль. Вид он-лайн кассы Зручно после регистрации.

Для ознакомления с возможностями Зручно, предоставляется 1 месяц бесплатного пользования по тарифу “Бесплатный”, в котором можно сделать до 3000 продаж на трех филиалах, внести в товарный каталог до 1000 наименований. Доступен товарный, финансовый учет, статистика и печать чеков, как и все основные функции Зручно. После ознакомления пользователь имеет возможность изменить тарифный план в разделе Настройки-Тарифы\Счета.

2. Настройка.

В этом разделе вносятся практически все настройки для работы в Зручно.

2.1 Предприятие.

В разделе Настройка по-умолчанию открывается раздел Предприятие. Для внесения изменений необходимо нажать “Змінити”.

 

Для смены языка интерфейса нажмите Изменить, выберите язык, нажмите “Сохранить”.

В этом разделе так же есть возможность:

  • изменить контактные данные владельца предприятия
  • настроить клиента по умолчанию(Розничный)
  • изменить логотип предприятия, отображаемый в левом верхнем углу
  • настроить ведение товарного учета(снять галочку “отсутствующие” возле “Показывать товары” для включения товарного учета)
  • настроить отображение товаров с истекшим сроком(галочка Просроченные)
  • настроить размер скидки, которую могут давать пользователя с правами кассира и менеджера

После внесения изменений в настройки не забудьте нажать кнопку “Сохранить”.

2.2 Создание филиалов.

Если в вашем предприятии есть несколько филиалов, на которых что либо продается или производится, добавьте их в меню Настройки – Филиалы, нажав кнопку “Новый”:

 

Слева появится форма для внесения данных филиала – название, город, адрес и другие. Для каждого добавленного филиала автоматически будет создана касса.

2.3 Создание касс и счетов.

При создании аккаунта автоматически создается главный филиал и главная касса для него. Если в каком либо филиале несколько касс, добавьте их в меню Настройки-Счета\Кассы.

Также, если вы используете платежную карту для приема оплаты по предприятию, добавьте в этом меню Кассу, выберите тип “Безналичная”, В поле Филиал выберите “Все филиалы” или конкретный филиал, если вы хотите принимать платежи по карте на определенном филиале. В таком случае появится возможность выбирать карту для приема оплаты на указанных филиалах.

2.4 Сотрудники.

В меню Настройки-Сотрудники отображается список сотрудников предприятия.

Для добавления нового сотрудника нажмите “Новый”.

В меню слева заполните его данные – ФИО, логин, пароль, e-mail, выберите роль(менеджер, кассир, директор), укажите с какими филиалами он может работать и заполните другие поля. Доступ в учетную запись для нового сотрудника включен по-умолчанию. Если вы хотите отключить доступ, снимите галочку возле пункта “Доступ”. После заполнения полей нажмите кнопку “Сохранить”.

Для редактирования выберите запись сотрудника, нажмите “Изменить”. После изменений нажмите “Сохранить”.

2.5 Добавление товаров и категорий.

Если при регистрации вы выбрали наполнение аккаунта демо-данными, то у вас уже добавлены товары и услуги и есть возможность их продавать. Список товаров и услуг доступен для просмотра и редактирования в меню Настройки-Товары\Услуги.

Для редактирования выберите каталог или строку с товаром, нажмите синюю кнопку.

Измените информацию о товаре и нажмите “Сохранить”.

 

Если аккаунт пуст, добавьте новые товары, услуги и категории в меню Настройки – Товары\Услуги. Для этого нажмите “Новая группа” для создания группы товаров(Категории) и Новый для создания нового товара. В форме слева введите название товара, корневой каталог, загрузите изображение товара.

Добавление товара в каталог:

После внесения данных в форме слева нажмите кнопку “Сохранить”.

2.6 Создание технологических карт для производства и комплектования.

Рассмотрим случай, когда вам нужно создать тех.карту для производства яишницы из 2-ух яиц.

Яйца и яишница должны быть предварительно добавлены в товарный каталог в меню Настройки-Товары\Услуги.

В меню Настройки-Техкарты нажмите кнопку “Новый”. Укажите название, в строке Продукт нажмите + для выбора готового продукта, для которого создается техкарта.

В правой части программы откроется товарный каталог, в нем выберите товар “Яишница”.

Минимальное кол-во –  выход товара по тех.карте. Например, из двух яиц получится 1 яишница. Указываем 1 шт. Если у вас есть 1 торт и вы планируете продать его, порезавна 8 частей, то выход нужно указать как 8.

В строке Ингридиенты нажмите + для выбора ингридиента. В нашем случае это яйца.

Добавим 2 штуки, нажав на строку Яйцо два раза или введем цифру 2 в поле с количеством.

Сохраните тех.карту, нажав кнопку Сохранить.

Теперь вы сможете произвести товар Яишница по созданной для него тех.карте. Производство доступно через меню Товарооборот.

Через тех.карты также доступно комплектование. Например, из конфет, плитки шоколада и упаковки кофе можно создать товар “Подарок”, включив в него ингридиенты: 0.5кг конфет, 2шт. шоколада и 1 упаковки кофе.

После производства товара Подарок в количестве 2шт. будет списано: 1кг конфет, 4 шт. шоколада и 2 упаковки кофе. В результате такой товарной операции товар Подарок будет поставлен на приход в количестве 2 шт.

 

Созданная тех.карта для яишницы из 2-ух яиц:

2.7 Настройка печати чеков.

Для редактирования вида печатаемого чека и его содержания зайдите в меню Настройки-Чек.

Внесите необходимые вам данные и настройте отображение полей.

3. Касса

Это меню предназначено для:

– продаж товаров и услуг покупателям

– создания и использования данных о покупателях

– работы с отчетами и сменами в кассе

В верхней части экрана отображается лого клиента, название предприятия(ФЛП), текущий филиал, касса, пользователь(сотрудник) и разделы программы.

Лого клиента изменяется в меню Настройки.

Текущий филиал – по-умолчанию выбран главный филиал, который создаётся при активации аккаунта. Если у вас несколько филиалов, выберите тот, на котором вы хотите работать. Например, у вас есть сотрудник с правами кассира, который может работать в разные дни на разных филиалах(торговых точках). При входе он выберет тот филиал, на котором находится. Все операции – продажи, возвраты и другие будут учитываться для этого филиала. Тоже самое и с выбором касс. На одной торговой точке может быть несколько касс. Например, в пекарне есть касса на баре, где клиенты могут оформить заказ и ждать в зале, и отдельная касса, где продается хлеб и булочки. Все продажи на таких кассах ведутся отдельно. При этом учитывается остаток товара на всем филиале.

3.1 Добавление товаров в чек.

Зайдите в меню Касса. Выберите нужную вам категорию товаров или найдите товар в корневой категории Склад. Для добавления товара в чек нажмите на нем 1 раз. Повторное нажатие увеличит кол-во товара в чеке на 1 единицу. Для добавления другого товара повторите предыдущие действия.

 

Добавление товара в чек:

 

Для того, что бы указать количество товара в чеке вручную, укажите значение в поле “Количество” в строке с этим товаром.

Что бы уменьшить количество товара, нажмите на иконку х. Одно нажатие уменьшает количество на 1 единицу. Таким же способом можно удалить товар из чека.

3.2 Клиенты, скидки

В меню Касса есть возможность сохранить информацию о клиенте(покупателе). Для этого используйте окно Клиенты, которое находится под чеком. Здесь находится список ранее созданных записей о клиентах, элементы поиска по имени и штрих-коду и кнопки для создания новых записей.

Для поиска введите часть или полное имя клиента, нажмите Enter на клавиатуре. Отобразится результат поиска. Для поиска по штрих-коду поместите курсор на поле Штрих, введите штрих-код либо просканируйте карту клиента.

Если в этом списке нажать на строку с клиентом, он добавится в чек и на него будет проведена продажа. При этом учитывается скидка, указанная в данных клиента. В чеке может быть настроена печать данных клиента.
По-умолчанию при формировании чека выбран клиент “Розничный”. В меню Настройки-Предприятие можно изменить клиента по-умолчанию на любого другого.

 

Также, в окне “Клиент” есть кнопка для сворачивания и разворачивания окна. Сворачивание окна “Клиенты” увеличивает окно с чеком на несколько строк, но элементы поиска и создания клиентов остаются.  

 

 

Для добавления нового клиента нажмите зеленую иконку в блоке Клиенты.

 

Откроется форма для внесения данных клиента.

Дополнительно к контактным данным, которые могут использоваться, например, для доставки заказа, можно указать персональную скидку, штрих-код карты клиента и сотрудника вашего предприятия, который обслуживает этого клиента.

Внесите данные, нажмите кнопку “Сохранить”.

Добавленный клиент появится в списке, а также будет выбранным для текущего чека.  

3.3 Проведение чека

После того, как вы добавили товары в чек и выбрали клиента\оставили его по-умолчанию, нажмите “Провести” для продолжения. Что бы отменить чек, нажмите “Отмена”.

 

В поле “Оплачено” по-умолчанию указан 0. Введите сумму, которую оплатил клиент.

 

Система автоматически покажет размер сдачи.

Если в поле Оплачено кликнуть 2 раза, то в нем автоматически подставится сумма чека. Используйте эту возможность, если клиент даёт вам ровно столько денег, сколько необходимо оплатить. В поле “Комментарий” есть возможность внести информацию по продаже. “Печатать” – поставьте галочку для печати чека или снимите ее для проведения операции без печати чека. Выбранный вариант запоминается системой.

3.4 Отчеты, смены

В разделе Касса доступен просмотр информации по кассовой смене, печать отчета, операции служебных внесений. Что бы войти в этот режим, нажмите “Отчетность” в окне с чеком, и знак “х” для выхода из него.

В отчете указываются только операции, проведенные через меню Касса.

Конец – закрыть текущую смену. После нажатия все данные по смене обнулятся, начнется новая смена.

Внесение – служебное внесение денег в кассу. Выдача – служебная выдача денег из кассы. Печать – печать отчета по текущей кассовой смене.

 

4. Товарооборот.

В этом меню доступен просмотр\создание\редактирование операций с товарами и услугами на складе. В левой части окно для отображения данных по операции, в правой- список ранее созданных операций и элементы управления.

4.1 Просмотр операции.

Для просмотра любой операции нажмите на ней двойным кликом. В левой части откроется окно с деталями операции. Редактирование недоступно.

Для выбора периода, в рамках которого будет показан список операций, укажите даты в поле над списком. Ниже списка есть стрелки для листания страниц списка на случай, если в нем много строк.

4.2 Создание операций.

Для создания новой торговой операции нажмите кнопку “Новая”. В левой части откроется окно с новой операцией. Выберите тип операции и заполните поля с данными.


4.2 Типы операций.

В этом разделе доступно создание 9 типов операций:

  1. Продажа – создание продажи товаров и услуг.

Слева показывается форма операции Продажа. Вы можете выбрать контрагента(покупателя), сотрудника, который обслуживает эту продажу. Пользователь, создающий операцию будет выбран по-умолчанию и не может быть изменен.

Ниже вы добавляете продаваемый товар. После нажатия значка с корзиной справа откроется товарный каталог, как в разделе Касса. Выберите товары, они добавятся в список слева в окне с операцией. Далее, выберите, был ли отгружен и оплачен товар.

   Если пункт “Отгружен” отмечен  – после сохранения операции товар будет списан со склада.

   Если не отмечен – не будет списан. Это нужно в первую очередь для того, что бы оформлять предзаказ товара покупателем или в других подобных случаях.

   Пункт “Оплачен”. Если он отмечен, то при сохранении будет создана связанная фин.операция, в кассу будут добавлены деньги. Если не отмечен, будет создана только товарная операция. Позднее вы можете изменить тов. операцию и привязать к ней оплату.

2. Возврат – для оформления возврата от покупателей.  

Создайте операцию “Возврат”, укажите товар, который возвращается покупателем, в поле комментарий укажите подробности. Нажмите “Сохранить”.

После создания такой товарной операции товар будет поставлен на приход, из кассы будет вычтена сумма возврата. Также есть возможность оформить возврат товара без возврата денег. Для этого снимите галочку в строке “Оплачено”. Это нужно в том случае, если вы вернете деньги не сразу, а позднее.

3. Перемещение – перемещение товаров между филиалами преприятия.

Выберите филиал-отправитель, филиал-получатель, добавьте перемещаемый товар.

4. Поступление от поставщика – оформление операции при закупке товаров и услуг.
Выберите контрагента(поставщика), закупаемый товар, его количество, цену(себестоимость). Также, в этой операции доступно указание того, была ли оплачена покупка с вашей стороны.

           Например:
– вы заказываете товар у поставщика с оплатой после доставки. Создаете товарную операцию, пункт Оплачено не отмечен. Сохраняете. После того, как вы оплатите этот заказ, вам нужно найти эту операцию, открыть ее на редактирование и поставить галочку возле “Оплачено”, сохранить операцию. Система создаст фин.операцию, связанную с этой товарной операцией.

– вы заказываете товар у поставщика, перечисляете ему оплату. Для учета средств создаете фин.операцию в меню Финансы. После того, как поставщик доставит вам товар, создайте новую операцию, поставьте галочку “Оплачено“, в строке с фин.операцией выберите ранее созданную оплату, сохраните операцию. Она будет связана с этой товарной операцией.

На складе увеличится количество товара вне зависимости от того, оплачен ли товар.

5. Возврат поставщику. Пользуйтесь этой операцией в случае, если вам необходимо оформить возврат товара вашему поставщику. Выберите товар, укажите его количество и сохраните операцию.

6. Прочее оприходование. Приход товара без оплаты за него. Используйте, если необходимо поставить на приход товар, который есть у вас на складе и был когда-то оплачен, но учет этой оплаты вам не нужен.  

7. Прочее списание. Отгрузка товара без оплаты. Используйте, если необходимо списать просроченный товар.

8. Производство. После того, как вы создали тех.карту в меню Настройки-Техкарты, вы можете производить что либо по ней. Выберите техкарту, количество производного товара и сохраните операцию. Товар будет произведен и поставлен на приход на складе, ингридиенты будут списаны со склада в том количестве, в каком они указаны в тех. карте. 

9. Погашение услуги. Используется, если необходимо сделать списание посещения с абонемента в ручном режиме.

5. Финансы.

 

Это меню предназначено для просмотра, создания и редактирования финансовых операций. Доступно для пользователей с правами Директор и Менеджер.

При входе в меню отображается список финансовых операций(если они уже были созданы ранее), с указанием основных деталей, сумма по приходу и расходу.

5.1 Просмотр и создание операций.

Для просмотра операции нажмите на ней двойным кликом, слева откроется окно с деталями.

 

Для редактирования выберите операцию и нажмите значок редактирования. Слева будет отображено окно с полями для редактирования.

Для создания операции нажмите кнопку “Новая”

 

Откроется окно с полями для заполения. После введения данных нажмите “Сохранить”. Операция будет сохранена, ей присвоен номер, указана дата и время создания.

Справа от списка операций есть выпадающее меню для выбора филиалов и касс. Например, можно просмотреть только операции по безналичной кассе(счет или платежная карта). Для выбора периода операций укажите начальную и конечную дату в соответствующем поле с датами.

При создании финансовой операции есть выбор её типа:

 

Оплата от покупателя.

Выберите или создайте контрагента, укажите сумму, напишите комментарий(если нужно), сохраните операцию.

 

Возврат клиенту, оплата поставщику, возврат от поставщика(контрагента) – те же поля и принцип, что и при создании оплаты.

Выдача на расходы – используйте для учета средств, которые выдаются сотрудникам на какие либо расходы, не связанные с постановкой товара на учет. Например, это может быть выдача водителю на бензин, или оплата мастеру за чистку кондиционера. Доступен выбор кассы, из которой выдаются средства. Поле “комментарий” обязательно для заполения, так как здесь не выбирается какой либо товар или услуга из вашего каталога, но описать для чего происходит выдача, нужно.

Инкассация(выемка). Используйте, когда происходит выемка средств из кассы на торговой точке.

Служебное внесение. Используйте для внесения наличных средств, которые не связаны с продажей товаров и услуг, в кассу. Например, разменной монеты или для наличия сдачи.

Конец смены(будет убрана из меню) – операция создается кассиром в разделе Касса. В разделе Финансы доступны просмотр, редактирование и удалении операции.